E-mailarchivering

E-mailen is een belangrijk communicatiemiddel tussen mensen binnen en buiten uw organisatie. De meeste klanten van u gebruiken e-mails om contracten en overeenkomsten af te sluiten en facturen en betaalgegevens uit te wisselen. E-mailberichten zijn vaak de enige informatie die u als belangrijke transactie hebt.

Helaas onderschatten veel organisaties het belang van de kennis die in bedrijfsmail is opgeslagen. Uit onderzoek van Osterman Research is gebleken dat een e-mail voor ongeveer 75% uit dagelijks gebruikte informatie bestaat. De hoeveelheid bedrijfskennis die in e-mails wordt opgeslagen is daarom voldoende bewijs om e-mails voor lange tijd te bewaren. Toch vinden nog veel organisaties het moeilijk om te accepteren dat zij een e-mailarchiveringsoplossing nodig hebben. Ze denken dat back-ups voldoende zijn.

Waarom moet een onderneming e-mails archiveren?

De redenen voor e-mailarchivering en -beheer kan per bedrijf verschillen. Zeker is dat een onderneming nooit kan weten wanneer en welke e-mails zij in de toekomst nodig kan hebben. Het kan gaan om een goede verkooppresentatie of een lijst met gekwalificeerde leads, maar het kan ook om een e-mail gaan die nodig is bij een juridische zaak en die het bedrijf wel duizenden euro’s aan juridische kosten en boetes kan besparen.

Toegang tot oude/verwijderde e-mails

Traditionele back-upoplossingen die systemen herstellen na storingen zijn niet voldoende om oude e-mails terug te vinden. Het is niet makkelijk om deze te bekijken en te vinden. Bovendien kan er met deze e-mails geknoeid worden. Met een e-mailarchiveringsoplossing kunnen werknemers en het management zelf naar oude of verwijderde e-mails zoeken en deze binnen enkele minuten terugvinden. Back-ups raken hierbij niet beschadigd.

Opslagproblemen

Het dagelijks aantal e-mails is een probleem voor IT-beheerders. Doordat werknemers meer e-mails met grotere bijlagen versturen en ontvangen, wordt de beschikbare opslagruimte op de server steeds kleiner. Als de serverquota’s niet verhoogd kunnen worden, dan moeten de e-mails in PST-bestanden op werkstations of op het gedeeld netwerk worden opgeslagen. Hierdoor ontstaan meer problemen. Met een e-mailarchiveringsoplossing worden e-mails niet op de server opgeslagen; toch kunt u deze op een gemakkelijk manier bekijken. De problemen met betrekking tot PST-bestanden worden zo eenvoudig opgelost.

Wettelijke bescherming/naleving

De wetgeving is in veel landen gewijzigd; e-mails moeten nu voor een bepaalde duur bewaard worden. Doordat juridische en financiële bedrijven zeer specifieke voorschriften voor compliance hebben, moet uw bedrijf een eigen beleid voor het bewaren van e-mails overwegen. Indien men niet in staat is om e-mails als bewijs bij bijvoorbeeld een rechtszaak voor te leggen, dan kan dit leiden tot boetes, sancties en verlies van geloofwaardigheid. Met een e-mailarchiveringsoplossing wordt alle bedrijfsmail op een veilige locatie opgeslagen waar niet met e-mails geknoeid kan worden. Bovendien kunnen e-mails binnen enkele minuten bekeken worden. Met een e-mailarchiveringsoplossing is het gemakkelijker voor het bedrijf om de noodzakelijke gegevens te vinden en het bedrijf in een rechtszaak te verdedigen of om gewoonweg te voldoen aan de voorschriften van het betreffende land.

Beheer of monitoring van e-mails van werknemers

De meeste ondernemingen monitoren niet welke e-mails werknemers versturen of ontvangen. Hoewel de bedrijfsmail alleen voor bedrijfszaken gebruikt moet worden, komen er toch momenten voor dat het management de e-mails van een werknemer moet monitoren. Met een e-mailarchiveringsoplossing kan het management afdelingshoofden toestemming geven om verstuurde e-mails te controleren. E-mailarchivering kan zeer nuttig zijn bij interne onderzoeken.

E-mailarchivering is geen geldverspilling, maar een investering om een bedrijf te blijven runnen. Bovendien is e-mailarchivering een verzekeringsdekking tegen mogelijke wettelijke of compliancerisico’s. Bedrijven met een archiveringsoplossing zeggen dat het product meer voordelen biedt dan ze in eerste instantie hadden verwacht.